Quản lý quy trình hoạt động công ty
Một trong những thách thức của các doanh nghiệp là quản lý các quy trình hoạt động của công ty một cách hiệu quả, nhanh chóng. Giúp cho các nhân viên công ty có nhiều thời gian tập trung cho chuyên môn công việc hơn là thời gian thực hiện các quy trình.
Với chức năng “Quản lý yêu cầu” của iAttendance, quản lý công ty có thể dễ dàng và nhanh chóng phê duyệt các yêu cầu, qua đó nắm rõ tình trạng hoạt động của công ty mình, nhất là các hoạt động liên quan đến tài chính.
Ví dụ: công ty cần mua sắm thiết bị cho một dự án, quy trình lên kế hoạch, phê duyệt yêu cầu cho đến hoàn tất mua sắm sẽ phải qua nhiều khâu, nhiều phòng, ban khác nhau để phê duyệt, thực thi. Hơn nữa, hàng tháng hay hàng quý quản lý công ty cũng cần nắm được thông tin về các chi phí mà công ty phải chi tiêu hay thu nhập từ các yêu cầu.
“Với iAttendance, việc này sẽ được thực hiện một cách đơn giản, nhanh chóng, thông tin trực quan, dễ theo dõi hay thực thi”.
Thêm thông tin về Quản Lý Yêu Cầu
Quản lý tài sản
Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản trong công ty là công việc mà các doanh nghiệp luôn luôn coi trọng. Phần mềm iAttendance được phát triển với ưu tiên cao trong việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm kê tài sản đang có, quản lý người sử dụng hoặc báo cáo giá trị tài sản của doanh nghiệp bằng chức năng “Quản Lý Tài Sản”.
Người quản trị phần mềm của doanh nghiệp sẽ tạo danh sách tài sản, kê khai tình trạng tài sản, giá trị tài sản hoặc duyệt các yêu cầu chuyển giao, thu hồi... tài sản trong công ty mình.
Để quản lý, doanh nghiệp sẽ dùng mã QR dán trên mỗi tài sản. Người quản lý hay nhân viên chỉ cần dùng điện thoại cá nhân, truy cập vào tài khoản công ty, quét mã vạch QR để biết thông tin về tài sản.
Khi doanh nghiệp chuyển giao tài sản cho nhân viên, trong tài khoản cá nhân của nhân viên sẽ có thông tin tất cả tài sản đang sở hữu. Nhân viên có thể chuyển giao cho người khác nếu không có nhu cầu sử dụng nữa. Tất cả các lệnh chuyển giao sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm và cập nhật thông báo cho người quản lý. Dữ liệu có thể được trích xuất ra file excel để dễ dàng quản lý.
Chức năng quản lý tài sản trên iAttendance còn thuận tiện để ghi nhớ tài sản, đồ đạc trong nhóm làm việc nhỏ, gia đình hoặc cá nhân.
Quản Lý Nghỉ Phép Nhân Viên
Với nhiều doanh nghiệp, việc quản lý thông tin nghỉ phép của nhân viên tương đối phức tạp, dễ nhầm lẫn do không có một hệ thống quản lý đồng bộ, toàn diện.
iAttendance giúp nhân viên xin nghỉ phép, thống kê thông tin nghỉ phép của nhân viên theo năm, gửi thông báo về nhân viên nghỉ phép qua Telegram,…
Thông tin nghỉ phép của nhân viên được quản lý một cách rõ ràng, tiện lợi, toàn diện.
Chấm công nhân viên
iAttendance sẽ thay thế hệ thống check-in truyền thống bằng cách tận dụng điện thoại, máy tính bảng cá nhân, giúp việc check-in nhanh và tiện lợi hơn.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ dán những mã QR được khởi tạo từ phần mềm iAttendance tại các vị trí cần điểm danh (check-in). Để điểm danh, nhân viên sẽ sử dụng điện thoại thông minh quét các mã này khi ra vào cổng bằng ứng dụng iAttendance. Mỗi công ty có thể có nhiều mã QR cho các vị trí khác nhau, tùy theo nhu cầu.
iAttendance cũng hỗ trợ nhiều phương thức điểm danh cho doanh nghiệp như dùng mật khẩu, quét dấu vân tay, chụp hình bằng điện thoại cá nhân. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi giữa các phương thức sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng, số lượng nhân sự mà không cần xây thêm cơ sở hạ tầng kỹ thuật.
Nền tảng iAttendance hoạt động 24/7, bảo mật và ổn định.
Doanh nghiệp sẽ toàn quyền quản lý thông tin của nhân viên, công ty chỉ ghi nhận số lượng người dùng khi doanh nghiệp đăng ký phần mềm. Do đó, doanh nghiệp có thể an tâm về độ bảo mật của phần mềm.
Để đảm bảo tính chính xác khi điểm danh mã QR, iAttendance dùng công nghệ định vị GPS. Chỉ khi nhân viên đứng gần mã QR được định vị tại cổng ra vào, việc điểm danh mới được ghi nhận trên hệ thống. "Công nghệ này giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực trong điểm danh nhân viên"
Quản lý khách ra vào
Đối với các công ty, nhà máy, cơ quan có yêu cầu quản lý thông tin khách ra vào, phần mềm iAttendance được ứng dụng để thay thế việc chép tay vào sổ giấy thông tin khách ra vào công ty, cơ quan mà không có trước thông tin của khách. Khi vào một cơ quan, khách chỉ cần quét mã QR và khai báo thông tin. Thông tin khách khai báo sẽ ngay lập tức gửi đến người giám sát để quyết định cho phép hay từ chối cho khách đi vào.
Chức năng này cũng thích hợp cho các khách sạn, resort cần quản lý khách lưu trú.
Vé Mời Điện Tử
Các công ty cần tổ chức event có thể dùng ứng dụng iAttendance để gửi vé mời điện tử cho khách.
Dùng tính năng “Vé Điện Tử”, quản trị công ty chỉ cần tạo một sự kiện (event) và thêm email của khách mời vào event là khách sẽ nhận được email thông báo mời tham gia sự kiện. Hoặc khách cũng có thể trực tiếp đăng kí tham gia sự kiện thông qua iAttendance.
Khi đến dự sự kiện, khách mời chỉ cần quét thẻ QR ở cổng để xác thực với người soát vé quyền được tham dự sự kiện.
Các công ty tổ chức sự kiện có thể dùng tính năng này thay cho vé mời giấy truyền thống hay mời qua email.
Ban tổ chức sự kiện có thể nhanh chóng và dễ dàng nắm được thông tin tất cả khách mời tham gia sự kiện.