iAttendance · Hướng dẫn
Chấm công & báo cáo
Cấu hình ca làm việc, khuôn mẫu chấm công, quy trình phê duyệt nhiều cấp và báo cáo xuất Excel.
Chấm Công ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Nhân viên đã được tạo trong phân hệ Nhân Viên.
- Quy định về ca làm việc, giờ vào ra và cách tính công của công ty bạn.
- Danh sách người sẽ đóng vai trò phê duyệt công.
🧭 Các bước thực hiện
⚙️ Tạo cấu hình chấm công
Chấm Công › Cấu Hình
Mở "Chấm Công" › "Cấu Hình". Trang hiện nhãn "List TimeLog Config" và bảng có các cột "Name", "Value", "Type".
Bấm ➕ để mở hộp thoại "Add TimeLog Config". Chọn "Type" (ví dụ Task), đặt "Name", rồi liệt kê các giá trị vào ô "Value", phân tách bằng dấu chấm phẩy — ví dụ: Coding; Meeting; Review.
Bấm "Save"; hệ thống báo "Create config successfully" và dòng mới xuất hiện trong bảng.
🧾 Tạo khuôn mẫu
Chấm Công › Khuôn Mẫu
Khuôn mẫu giúp áp dụng nhanh một bộ quy định cho nhiều nhân viên hoặc nhiều kỳ công, thay vì cấu hình lại từ đầu mỗi lần.
Nếu công ty có nhiều nhóm với quy định khác nhau (văn phòng, nhà xưởng, ca đêm), hãy tạo khuôn mẫu riêng cho từng nhóm.
Trang được chia thành hai khối. "Thiết Lập Dự Án" xác định chính dự án — công việc nào được ghi nhận, cổng nào cung cấp dữ liệu điểm danh, và những ngày nào được loại trừ. "Luồng Phê Duyệt" bên dưới chứa mỗi bước phê duyệt một thẻ.
Đặt "Số Người Phê Duyệt" thì các thẻ trong Luồng Phê Duyệt được tạo lại tương ứng. Mỗi thẻ được đánh số ("Bước Phê Duyệt 1", "Bước Phê Duyệt 2", …) và mang biểu tượng cho biết cần loại người duyệt nào: 🏢 là người có tài khoản cổng công ty, 🌐 là người duyệt bên ngoài qua email. Biểu tượng đổi ngay khi bạn chuyển "Chọn Loại Mẫu".
Bảng chấm công đi qua các bước theo thứ tự — nhóm kế tiếp chỉ được hỏi sau khi nhóm trước đã duyệt.
- Mỗi ô nhập đều có dòng chú thích in nghiêng ngắn gọn bên dưới giải thích ô đó quyết định điều gì, nên bạn hiếm khi phải mở hướng dẫn này song song.
- Các thẻ phê duyệt có thể kéo để sắp xếp lại trên màn hình và thay đổi kích thước bằng tay nắm ở góc dưới bên phải. Đây chỉ là tiện ích hiển thị — không làm thay đổi thứ tự phê duyệt (thứ tự do số bước quyết định) và cách sắp xếp không được lưu lại.
- Kéo thẻ bằng phần đầu thẻ. Bấm vào ô nhập không bao giờ kích hoạt kéo, nên bạn vẫn chọn và sửa chữ bình thường.
👤 Chỉ định người phê duyệt
Chấm Công › Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài
Mở "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài" để chỉ định ai được duyệt công cho ai.
Hệ thống hỗ trợ nhiều người phê duyệt, phù hợp với công ty có nhiều cấp quản lý hoặc cần duyệt chéo giữa phòng ban.
Ghi chú ở đầu danh sách nêu rõ những điểm cốt lõi: người phê duyệt bên ngoài không có tài khoản cổng công ty, họ đăng nhập tại trang dành riêng bằng email hiển thị trong bảng và mật khẩu được gửi qua email, và việc đặt lại mật khẩu sẽ vô hiệu hoá mật khẩu cũ ngay lập tức.
- Cột "Ngày Tạo Tài Khoản" cho biết tài khoản người duyệt được tạo lần đầu trong hệ thống, không phải ngày họ được thêm vào dự án này — người duyệt được định danh bằng email và có thể dùng chung giữa nhiều công ty, nên ở công ty thứ hai ngày này sẽ sớm hơn thời điểm công ty đó bắt đầu dùng họ.
- Ô "Ngày Tạo Tài Khoản" để trống là có ý nghĩa: mẫu có khai email đó nhưng chưa có tài khoản người duyệt, nên người này chưa đăng nhập được.
✅ Phê duyệt công
Chấm Công › Phê Duyệt
Mở "Phê Duyệt" để xem các bản ghi công đang chờ xử lý, lọc theo kỳ và theo nhân viên, rồi duyệt hoặc trả lại.
Nhân viên có thể tự báo cáo công cho các trường hợp không quét được mã, và quản lý duyệt tại đây.
📊 Xem báo cáo và xuất Excel
Chấm Công › Báo Cáo Điểm Danh
Mở "Báo Cáo Điểm Danh" để tra cứu theo khoảng thời gian và theo nhân viên, sau đó xuất dữ liệu ra Excel.
Đây là nguồn dữ liệu dùng để đối chiếu khi tính lương ở phân hệ Phiếu Lương.
🕓 Tra cứu lịch sử
Chấm Công › Lịch Sử
Mục "Lịch Sử" lưu lại các thay đổi và bản ghi công đã xử lý, giúp bạn đối chiếu khi có thắc mắc từ nhân viên.
🌐 Thêm người duyệt bên ngoài vào mẫu
Chấm Công › Mẫu
Có những người duyệt nằm ngoài công ty bạn — khách hàng, đối tác thuê ngoài hay kiểm toán viên — họ cần ký duyệt bảng công nhưng không được phép thấy phần còn lại của cổng. iAttendance xử lý việc này bằng loại người duyệt "Bên Ngoài", nên bạn không phải tạo tài khoản tính phí cho người ngoài.
Ở "Chấm Công" › "Mẫu", nhập "Tên" và đặt "Số Người Duyệt". Tại nhóm người duyệt bạn muốn uỷ quyền, mở "Chọn Loại Mẫu" và chọn "Bên Ngoài". Ô "Chọn Người Dùng" sẽ ẩn đi và ô "Email Người Duyệt" hiện ra thay thế.
Nhập người duyệt theo dạng "Tên Hiển Thị <email>" — ví dụ: AI Bot External <partner@example.com>. Nhiều người duyệt thì phân tách bằng dấu chấm phẩy, rồi bấm "Tạo".
- Dạng rút gọn "<partner@example.com>" — chỉ dấu ngoặc nhọn, không có tên hiển thị — cũng được chấp nhận.
- Khi tạo mẫu thành công, mỗi địa chỉ bên ngoài được tự động ghi nhận thành người duyệt, nên xuất hiện ngay trong "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài".
- Địa chỉ viết thiếu dấu ngoặc nhọn sẽ bị chặn với thông báo "Email is invalid format": "partner@example.com" bị từ chối, "<partner@example.com>" thì hợp lệ.
- Sau này xoá mẫu chỉ gỡ liên kết dự án khỏi người duyệt — bản ghi người duyệt vẫn còn trong hệ thống.
🔑 Gửi mật khẩu cho người duyệt bên ngoài
Chấm Công › Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài
Người duyệt bên ngoài không có tài khoản cổng, nên họ đăng nhập bằng mật khẩu do công ty bạn cấp. Mở "Chấm Công" › "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài", chọn dự án ở "Chọn Dự Án" rồi bấm "Tìm Kiếm".
Bảng "Danh Sách Người Duyệt" liệt kê mọi người duyệt của mẫu đó, kèm cột "Ngày Tạo Tài Khoản" và nút "Đặt Lại Mật Khẩu" trên từng dòng. Bấm nút này, hộp thoại nay nêu rõ tên người duyệt và hệ quả: "Cài lại mật khẩu chấm công cho Manager (manager@email.com)?", kèm dòng "Một mật khẩu mới sẽ được tạo và gửi tới địa chỉ đó" và cảnh báo "Mật khẩu hiện tại của họ sẽ ngừng hoạt động ngay lập tức, kể cả trước khi họ mở email." Xác nhận xong hệ thống báo "Đặt lại mật khẩu thành công".
iAttendance sinh một mật khẩu ngẫu nhiên mới, chỉ lưu bản băm của nó, và gửi email cho người duyệt kèm mật khẩu cùng đường dẫn tới cổng bên ngoài.
- Bạn có thể thực hiện lại bất cứ lúc nào — mỗi lần đặt lại chỉ đơn giản thay thế mật khẩu cũ.
- Mật khẩu chỉ xuất hiện trong email đó. Không ai trong cổng doanh nghiệp đọc lại được, nên nếu người duyệt làm mất thì bạn chỉ cần đặt lại lần nữa.
✅ Người duyệt bên ngoài đăng nhập và phê duyệt
Cổng bên ngoài — https://iattendance.co/externallogin
Người duyệt mở cổng bên ngoài — trên hệ thống thật là https://iattendance.co/externallogin — chọn ngôn ngữ rồi đăng nhập bằng email và mật khẩu nhận trong email. Trang hỗ trợ bảy ngôn ngữ nên đối tác nước ngoài có thể làm việc bằng tiếng của họ.
Sau khi đăng nhập họ vào trang phê duyệt, phần đầu trang hiện email của họ cùng ba thẻ: "List Timelogs", "History" và "Information". Họ chọn dự án và khoảng ngày, bấm "Query", các bảng công đang chờ sẽ hiện ra.
Nhấp đúp vào một dòng để mở "Timelog Details", tại đây họ có thể "Approve", "Return" hoặc "Reject" và xuất bảng công ra Excel hoặc PDF. Bảng công đã duyệt chuyển sang thẻ "History"; thẻ "Information" cho phép họ tự đổi mật khẩu.
- Họ chỉ thấy đúng những dự án bạn uỷ quyền — không bao giờ thấy danh sách nhân viên, bảng lương hay bất kỳ phân hệ nào khác.
- Nút "Export TimeLogs" trên thanh công cụ tải toàn bộ bảng kết quả về dạng .xlsx.
- Nút "Gửi Lại Mật Khẩu" không phải tự phục vụ: nó chỉ hiện thông báo đề nghị liên hệ công ty để được cấp lại. Chỉ công ty bạn mới đặt lại được, từ Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài.
- Phê duyệt ở trạm cuối cùng là quyết định cuối — bảng công chuyển sang Lịch Sử và mọi người liên quan được thông báo qua email.
🧑💻 Nhân viên gửi bảng chấm công như thế nào
Cổng nhân viên › Chấm Công
Đây mới là nửa phần mà nhân viên thực sự dùng hằng ngày. Họ đăng nhập bằng nút "Thành Viên", bấm "Chấm Công", và vào thẳng thẻ "Đang Xử Lý" với công ty và dự án đã chọn sẵn, khoảng ngày đặt theo tháng hiện tại.
Bấm "Tải Giờ Điểm Danh" sẽ tạo ra mỗi ngày trong khoảng đó một dòng có thể sửa. Nếu khuôn mẫu yêu cầu giờ và đã cấu hình cổng, các cột "Giờ Vào", "Giờ Ra" và "Tổng Giờ" được điền tự động từ lượt quét mã QR; nếu không, nhân viên tự nhập số giờ. Mỗi dòng nhận "Dự Án", "Công Việc", "Nhiệm Vụ" và "Ghi Chú", và có thể đính kèm tập tin theo từng ngày. Bấm chuột phải để thêm hoặc bớt ngày.
"Lưu" giữ lại bản nháp của tháng để quay lại làm tiếp. "Gửi" thì đưa đi phê duyệt. Dù chọn cách nào, dòng đó cũng xuất hiện trong khung "Các Bảng Chấm Công Đợi Xử Lý", còn thẻ "Lịch Sử" chứa những bảng đã xong, có thể xuất Excel và PDF từ hộp thoại chi tiết.
- Toàn bộ khoảng ngày phải nằm gọn trong một tháng — mỗi bảng chấm công luôn là của đúng một tháng.
- Bản nháp ở trạng thái "Mới" vẫn sửa và xoá được. Khi đã gửi, nó chuyển sang "Chờ Phê Duyệt" và chỉ còn xem được.
- Nếu quản lý trả bảng công về, nó quay lại với trạng thái "Trả Về"; nhân viên sửa rồi gửi lại, và ngày gửi ban đầu vẫn được giữ nguyên.
- Khung "Các Bảng Chấm Công Đợi Xử Lý" bị thu gọn khi mở trang. Sau khi lưu, nhân viên hay tưởng là không có gì xảy ra — dòng dữ liệu vẫn ở đó, chỉ cần mở khung ra.
- Một bản nháp đã lưu sẽ chặn việc tạo mới cho cùng tháng, và thông báo lại nói bảng công "đang được xử lý" dù nó mới chỉ là bản nháp. Cách xử lý là sửa bản nháp đang có thay vì tạo lại từ đầu.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Có mấy cách ghi nhận công?
Hai cách: nhân viên quét mã QR để check-in/check-out, hoặc nhân viên tự báo cáo công rồi gửi quản lý phê duyệt.
Cách thứ hai hữu ích khi nhân viên đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.
2 Có hỗ trợ nhiều người phê duyệt không?
Có. Bạn chỉ định người phê duyệt trong mục "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài", và hệ thống hỗ trợ nhiều người duyệt, kể cả duyệt chéo giữa các công ty trong cùng hệ thống.
3 Xuất dữ liệu chấm công thế nào?
Vào "Báo Cáo Điểm Danh", đặt khoảng thời gian và bộ lọc rồi xuất ra Excel.
4 Khuôn mẫu khác gì cấu hình?
Cấu hình là bộ quy định đang áp dụng. Khuôn mẫu là bản mẫu để tạo nhanh cấu hình mới cho nhóm hoặc kỳ công khác mà không phải nhập lại từ đầu.
5 Lịch sử chấm công lưu bao lâu?
Gói miễn phí lưu 3 tháng, các gói trả phí lưu 48 tháng. Xem trang bảng giá để biết chi tiết.
6 🌐 Cổng đăng nhập bên ngoài dùng để làm gì?
Đây là một trang đăng nhập nhỏ, tách riêng — https://iattendance.co/externallogin — dành cho những người phải duyệt bảng công nhưng không làm việc cho bạn: khách hàng, đối tác thuê ngoài, chủ dự án hay kiểm toán viên.
Họ xác thực bằng bản ghi người duyệt của chính mình chứ không phải tài khoản người dùng của công ty, nên bạn không bao giờ phải tạo tài khoản cổng cho người ngoài chỉ để lấy một chữ ký duyệt.
Sau khi đăng nhập họ chỉ thấy đúng ba thẻ — "List Timelogs", "History" và "Information" — và chỉ những dự án bạn đã uỷ quyền. Danh sách nhân viên, bảng lương, tài sản và mọi phân hệ khác đều vô hình với họ.
7 🔑 Người duyệt bên ngoài lấy mật khẩu ở đâu?
Do bạn cấp. Trong cổng doanh nghiệp, mở "Chấm Công" › "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài", chọn dự án ở "Chọn Dự Án" rồi bấm "Truy Vấn". Bảng "Danh Sách Người Duyệt" hiện nút "Đặt Lại Mật Khẩu" trên từng dòng.
Bấm nút đó và xác nhận hộp thoại — hộp thoại nêu tên người duyệt và cảnh báo mật khẩu hiện tại sẽ ngừng hoạt động ngay lập tức. iAttendance sinh một mật khẩu ngẫu nhiên mới, chỉ lưu bản băm của nó, và gửi email cho người duyệt kèm mật khẩu cùng đường dẫn tới cổng bên ngoài. Hệ thống báo "Đặt lại mật khẩu thành công".
Bản thân mật khẩu chỉ tồn tại trong email đó — không bao giờ hiển thị lại ở bất kỳ đâu trong cổng doanh nghiệp. Nếu người duyệt làm mất, bạn chỉ cần đặt lại lần nữa; mỗi lần đặt lại sẽ thay thế mật khẩu cũ.
8 🚫 Người duyệt bên ngoài có tự đặt lại mật khẩu được không?
Không, và điều này là có chủ đích. Trang đăng nhập vẫn có nút "Gửi Lại Mật Khẩu", nhưng bấm vào chỉ mở một hộp thoại đề nghị liên hệ công ty để được cấp lại, kèm nút Huỷ. Không có cơ chế tự phục vụ, cũng không có email quên mật khẩu.
Chỉ công ty bạn mới cấp được mật khẩu mới, từ "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài" — nhờ vậy quyền kiểm soát truy cập từ bên ngoài nằm hoàn toàn ở phía bạn.
Điều họ làm được là đổi mật khẩu mà họ đã biết: thẻ "Information" trên trang phê duyệt có các ô "Current Password", "New Password", "Confirm New Password" cùng nút "Save".
9 ⚠️ Các thông báo lỗi khi đăng nhập có nghĩa gì?
"Email is invalid format" — ô email đang trống hoặc quá ngắn. Hãy kiểm tra lỗi gõ hoặc dấu cách thừa.
"Your account is not exist" — địa chỉ đó chưa được ghi nhận là người duyệt trên bất kỳ mẫu nào của bạn. Hoặc mẫu chưa từng khai người duyệt này, hoặc địa chỉ được gõ khác đi. Hãy kiểm tra lại trong "Quản Lý Người Phê Duyệt Bên Ngoài".
"Email or Password is incorrect" — địa chỉ đúng là người duyệt đã biết nhưng mật khẩu không khớp. Nguyên nhân thường gặp là mật khẩu cũ từ lần đặt lại trước, nên hãy cấp mật khẩu mới và đề nghị họ dùng email gần nhất.
10 🔗 Họ có lưu thẳng trang phê duyệt vào dấu trang được không?
Nên lưu trang đăng nhập — https://iattendance.co/externallogin — chứ không phải trang phê duyệt phía sau. Trang phê duyệt chỉ mở được trong một phiên đăng nhập đang hoạt động, nên mở thẳng địa chỉ của nó sẽ bị đưa ngược về trang đăng nhập.
Đường dẫn trong email cấp mật khẩu vốn đã trỏ đúng chỗ, nên cách đơn giản nhất là giữ lại email đó hoặc lưu dấu trang chính trang mà nó mở ra.
Khi đăng xuất, họ cũng quay về đúng trang đăng nhập này, sẵn sàng cho lần truy cập sau.
11 🌏 Cổng bên ngoài hỗ trợ những ngôn ngữ nào?
Bảy ngôn ngữ, chọn ngay ở ô "Ngôn Ngữ" trên trang đăng nhập: English, Tiếng Việt, 日本語 (Nhật), 中文 (Trung), 한국어 (Hàn), ไทย (Thái) và ລາວ (Lào).
Người duyệt chọn ngôn ngữ của mình trước khi đăng nhập, độc lập với ngôn ngữ mà cổng doanh nghiệp của bạn đang dùng. Nhờ vậy đối tác nước ngoài có thể làm việc hoàn toàn bằng tiếng của họ.
12 📤 Người duyệt bên ngoài làm được gì với một bảng công?
Họ chọn dự án và khoảng ngày, bấm "Query", các bảng công đang chờ sẽ hiện trong bảng kèm dự án, tên, email, trạng thái, tháng báo cáo và thời điểm gửi.
Nhấp đúp một dòng để mở "Timelog Details", tại đây họ có thể "Approve", "Return" hoặc "Reject" và xuất bảng công ra Excel hoặc PDF. Thanh công cụ còn có "Export TimeLogs" để tải toàn bộ bảng kết quả về dạng .xlsx.
Phê duyệt ở trạm cuối cùng là quyết định cuối: bảng công chuyển sang thẻ "History" và mọi người liên quan được thông báo qua email. "Return" thì trả lại để sửa, đây là lựa chọn an toàn hơn khi chỉ đơn thuần thấy có gì đó chưa ổn.
13 🗑️ Xoá mẫu thì người duyệt bên ngoài có bị xoá theo không?
Không. Xoá mẫu chỉ gỡ liên kết dự án đó khỏi người duyệt — bản ghi người duyệt vẫn còn trong hệ thống, cùng với những dự án khác vẫn đang gán cho họ.
Đây thường là điều bạn mong muốn, vì cùng một người bên ngoài hay duyệt nhiều dự án và việc bỏ một dự án không nên cắt đứt những dự án còn lại.
Điều đó cũng có nghĩa một người duyệt có thể còn tồn tại mà không gắn dự án nào. Họ vẫn đăng nhập được, chỉ là sẽ không có gì để duyệt.