iAttendance · Hướng dẫn
Quản lý nhân viên
Tạo tài khoản nhân viên, phân nhóm, gán vai trò và quản lý mã QR điểm danh của từng người.
Nhân Viên › Nhân Viên ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Một tài khoản cấp công ty (tài khoản quản trị) để đăng nhập cổng doanh nghiệp.
- Danh sách nhân viên kèm địa chỉ email — mỗi nhân viên cần một email riêng.
- Xác định trước cơ cấu nhóm (phòng ban, ca làm việc, chi nhánh) để gán ngay khi tạo.
🧭 Các bước thực hiện
🔑 Mở trang quản lý nhân viên
Nhân Viên › Nhân Viên
Đăng nhập cổng doanh nghiệp, mở nhóm "Nhân Viên" ở thanh điều hướng bên trái rồi chọn mục "Nhân Viên".
Nhóm này còn có ba mục khác: "Cổng - Mã QR" để quản lý điểm điểm danh, "Bản Đồ" để xem vị trí, và "Tài Khoản" cho thông tin tài khoản của chính bạn.
➕ Thêm nhân viên mới
Nhân Viên › Nhân Viên › nút thêm
Bấm nút ➕ phía trên bảng "List of Users". Một hộp thoại mở ra: nhập email của nhân viên rồi bấm "Search" — hệ thống tra cứu trước, sau đó mới mở tiếp biểu mẫu thêm nhân viên.
Chọn "Role" phù hợp (ví dụ Company), điền các thông tin còn lại rồi bấm "Add User". Hộp thoại tự đóng và nhân viên mới xuất hiện trong bảng.
Email là định danh chính của nhân viên — họ dùng chính email này để đăng nhập cổng nhân viên và nhận thông báo.
- Nếu nhân viên cần quyền quản trị cổng công ty, hãy xem thêm hướng dẫn phân quyền truy cập để gán nhóm quyền phù hợp thay vì cấp tài khoản quản trị đầy đủ.
✏️ Sửa và cập nhật thông tin
Nhân Viên › Nhân Viên › cột thao tác
Dùng nút sửa trên dòng của nhân viên để cập nhật họ tên, số điện thoại, ảnh đại diện hoặc thông tin liên hệ.
Thay đổi được lưu ngay và có hiệu lực ở tất cả các phân hệ khác — chấm công, nghỉ phép, phiếu lương đều dùng chung dữ liệu nhân viên này.
👪 Tạo nhóm nhân viên
Nhân Viên › Nhân Viên
Nhóm giúp bạn xử lý hàng loạt thay vì thao tác trên từng người: gán ngày phép, chọn người nhận thông báo, lọc báo cáo.
Tạo nhóm theo cách tổ chức thực tế của bạn — phòng ban, ca làm việc hoặc chi nhánh — rồi gán nhân viên vào nhóm tương ứng.
🔍 Tìm kiếm và lọc danh sách
Nhân Viên › Nhân Viên
Khi danh sách dài, dùng ô tìm kiếm phía trên bảng để lọc theo tên hoặc email.
Bảng cũng có nút tải lại để đồng bộ với dữ liệu mới nhất, hữu ích khi nhiều quản trị viên cùng thao tác.
🗑️ Xoá nhân viên
Nhân Viên › Nhân Viên › cột thao tác
Dùng nút xoá trên dòng của nhân viên. Hệ thống sẽ hỏi xác nhận trước khi xoá.
- Hệ thống chặn việc tự xoá chính mình: dòng có cột "Allow Login To Account" là ADMIN (chủ tài khoản công ty) không thể bị xoá. Bạn sẽ thấy thông báo "You are not allowed to delete yourself on this table." và dòng đó vẫn còn nguyên.
- Cơ chế chặn này áp dụng cả khi xoá bằng nút thùng rác lẫn khi chọn dòng rồi dùng menu chuột phải "Delete All Selected Items" — được kiểm tra lại ở phía máy chủ nên không thể lách qua giao diện.
- Xoá nhân viên ảnh hưởng tới dữ liệu liên quan ở các phân hệ khác. Nếu chỉ muốn ngừng cho phép đăng nhập tạm thời, hãy cân nhắc điều chỉnh quyền truy cập thay vì xoá hẳn.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Một người có thể vừa là nhân viên vừa là quản trị không?
Có. Một tài khoản có thể mang nhiều vai trò, nên người quản lý vẫn chấm công và xin nghỉ phép như nhân viên bình thường, đồng thời truy cập cổng doanh nghiệp để quản lý.
2 Số nhân viên tối đa là bao nhiêu?
Gói miễn phí cho phép tối đa 3 nhân viên và lưu lịch sử chấm công 3 tháng.
Gói trả phí tính theo số nhân viên mỗi tháng. Xem trang bảng giá để biết chi tiết.
3 Nhân viên đăng nhập bằng gì?
Bằng chính địa chỉ email bạn nhập khi tạo tài khoản. Vì vậy mỗi nhân viên cần một email riêng, không dùng chung.
4 Tôi có thể xoá tài khoản quản trị của mình không?
Không. Hệ thống chặn thao tác này để công ty không bị mất toàn bộ quyền truy cập. Nếu cần đổi người quản trị, hãy tạo tài khoản mới và cấp quyền trước, rồi mới xoá tài khoản cũ.
5 Tạo nhóm để làm gì?
Nhóm dùng cho các thao tác hàng loạt: cấp ngày phép cho cả nhóm, chọn nhóm nhận thông báo, hoặc lọc báo cáo theo phòng ban thay vì chọn từng người.