iAttendance · Hướng dẫn
Phiếu lương
Cấu hình thành phần lương, tạo phiếu lương, phê duyệt và khoá phiếu khi hoàn tất.
Phiếu Lương ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Dữ liệu chấm công của kỳ cần tính lương.
- Quy định về các khoản phụ cấp và khấu trừ của công ty.
🧭 Các bước thực hiện
⚙️ Tạo cấu hình lương
Phiếu Lương › Cấu Hình
Mở "Cấu Hình" và khai báo các thành phần cấu thành phiếu lương: lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ.
Cấu hình này được dùng lại cho mọi kỳ lương sau, nên hãy dành thời gian khai báo đúng ngay từ đầu.
- Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ khi lưu cấu hình. Nếu bị chặn, hãy đọc thông báo lỗi — thường là do thiếu trường bắt buộc hoặc trùng tên cấu hình.
🧾 Tạo phiếu lương
Phiếu Lương › Quản Lý Bảng Lương
Mở "Quản Lý Bảng Lương", chọn "Select Month", "Group User" và "Email" rồi bấm "Create New & Load Existing Payslip" để nạp bảng.
Dòng chưa có "Create Date" là phiếu nháp. Điền các ô ngay trên dòng như "Total Working Day", "Take Home Amount (NET)" và "Note".
Tích chọn dòng, bấm chuột phải rồi chọn "Save Selected Items". Hệ thống báo "Save Payslips successfully" và dòng được ghi ngày tạo.
👀 Xem lại và lưu
Phiếu Lương › Quản Lý Bảng Lương
Trước khi phê duyệt, mở từng phiếu để kiểm tra các khoản cộng trừ.
Phiếu có thể lưu lại ở trạng thái nháp để bổ sung sau, chưa cần duyệt ngay.
✅ Phê duyệt phiếu lương
Phiếu Lương › Quản Lý Bảng Lương
Tích chọn dòng, bấm chuột phải rồi chọn "Approve Selected Items". Hệ thống báo "Approve Selected Items Successfully".
Nếu phát hiện sai sót sau khi duyệt, bạn có thể bỏ duyệt để chỉnh lại.
🔒 Hoàn tất và khoá phiếu
Phiếu Lương › Quản Lý Bảng Lương
Khi kỳ lương đã chốt, chuyển phiếu sang trạng thái hoàn tất. Phiếu ở trạng thái này được khoá lại để tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn.
- Phiếu đã hoàn tất bị khoá — hãy chắc chắn số liệu đúng trước khi chuyển trạng thái, vì đây là bước cuối của quy trình.
- Các thao tác hàng loạt yêu cầu tích chọn dòng trước. Nếu chưa chọn dòng nào, hệ thống sẽ báo lỗi yêu cầu chọn phiếu thay vì thực hiện.
👤 Nhân viên xem phiếu lương của mình như thế nào
Cổng nhân viên › Phiếu Lương
Nhân viên không dùng cổng doanh nghiệp cho việc này. Họ đăng nhập ở cùng địa chỉ nhưng bấm nút đăng nhập "Thành Viên" thay vì "Quản Trị" để vào cổng cá nhân, rồi bấm "Phiếu Lương" ở menu bên trái.
Màn hình có "Chọn Công Ty" (ai làm cho nhiều công ty thì chọn đúng công ty ở đây), "Tháng Bắt Đầu" và "Tháng Kết Thúc" — cả hai hiển thị dạng MM/yyyy và mặc định là tháng hiện tại — cùng nút "Thực Thi". Bảng "Danh Sách Phiếu Lương" chỉ hiện ba cột: "Tháng Lương", "Loại Thanh Toán" và "Tải Xuống Tập Tin".
Với phiếu lương có đính kèm tập tin, ô "Tải Xuống Tập Tin" hiện một nút mang tên tập tin; bấm vào là tải về. Dòng nào không đính kèm tập tin thì ô này để trống. Nếu khoảng thời gian chưa có phiếu lương nào được phát hành, màn hình báo "Không tìm thấy phiếu lương cho khoảng thời gian đã chọn." — đúng như ảnh dưới đây.
- Phiếu lương chỉ hiện ra với nhân viên sau khi bạn bấm "Hoàn Tất". Chính thao tác hoàn tất là hành động phát hành phiếu — đúng như mô tả ở bước trước.
- Mỗi người chỉ thấy phiếu lương của chính mình. Nhân viên không bao giờ thấy được phiếu lương của đồng nghiệp, kể cả trong cùng một công ty.
- Nút tải lại cạnh bảng sẽ chạy lại đúng truy vấn đó, rất tiện khi bạn vừa hoàn tất phiếu lương cho một người đang gọi điện hỏi bạn.
- Hoàn tất phiếu lương KHÔNG gửi email và cũng không gửi thông báo trong ứng dụng cho nhân viên. Nếu muốn nhân viên biết phiếu lương đã sẵn sàng, bạn phải tự báo — hệ thống sẽ không làm thay.
- Khoảng truy vấn tối đa là sáu tháng. Chọn rộng hơn sẽ bị chặn với thông báo "Không chọn quá 6 tháng"; để trống sẽ báo "Vui lòng chọn tháng", còn đảo ngược khoảng thời gian sẽ báo "Tháng Bắt Đầu không thể nhỏ hơn Tháng Kết Thúc".
- Phiếu lương còn ở trạng thái Đang Xử Lý hay Đã Duyệt đều vô hình với nhân viên, phiếu đã xoá cũng vậy. Khi nhân viên báo không thấy phiếu lương, hãy kiểm tra trạng thái trước — gần như luôn là nguyên nhân.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Phiếu lương có mấy trạng thái?
Phiếu đi qua các trạng thái nháp, đã duyệt và hoàn tất. Phiếu hoàn tất sẽ bị khoá để tránh chỉnh sửa.
2 Duyệt rồi có sửa được không?
Được, nếu phiếu mới chỉ ở trạng thái đã duyệt — bạn bỏ duyệt rồi chỉnh. Nhưng phiếu đã hoàn tất thì bị khoá.
3 Lương được tính tự động từ chấm công?
Dữ liệu chấm công là căn cứ để bạn lập phiếu. Các thành phần lương, phụ cấp và khấu trừ do bạn khai báo trong phần cấu hình.
4 Nhân viên xem phiếu lương ở đâu?
Ở cổng nhân viên, sau khi phiếu đã được phê duyệt.