iAttendance · Hướng dẫn
Quản lý yêu cầu & phê duyệt
Người yêu cầu → người phê duyệt → người thực thi, kèm mẫu yêu cầu và phiếu hỗ trợ.
Quản Lý Yêu Cầu ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Danh sách các loại yêu cầu công ty thường xử lý: mua sắm, sửa chữa, đề xuất, hỗ trợ nội bộ…
- Xác định ai là người phê duyệt và ai là người thực thi cho từng loại.
🧭 Các bước thực hiện
🏷️ Khai báo các thuộc tính
Quản Lý Yêu Cầu › Các Thuộc Tính
Mở "Các Thuộc Tính" để tạo các trường dữ liệu dùng chung cho yêu cầu và phiếu hỗ trợ, ví dụ mức độ ưu tiên hay bộ phận xử lý.
Khai báo thuộc tính trước giúp các mẫu tạo sau đó thống nhất và dễ thống kê.
🗂️ Tạo nhóm mẫu
Quản Lý Yêu Cầu › Mẫu Dành Cho Yêu Cầu
Gom các mẫu cùng loại vào một nhóm để người dùng dễ tìm khi tạo yêu cầu mới.
📝 Tạo mẫu yêu cầu phê duyệt
Quản Lý Yêu Cầu › Mẫu Dành Cho Yêu Cầu
Mở "Mẫu Dành Cho Yêu Cầu", chọn nhóm ở ô "Select Template Group", rồi điền "Template Name" và "Description".
Ô "Select Property" là tuỳ chọn — dùng khi bạn muốn gắn thêm các thuộc tính đã khai báo ở bước trước. Ô "How Many Days This Request Will Expire" mặc định 30 ngày.
Ba ô còn lại quyết định phạm vi hiển thị: "Select Template Status", "Who requester can see ?" và "Who Approver/Executor Can See ?".
Mô hình xử lý là: người yêu cầu gửi đi → người phê duyệt xem xét → người thực thi thực hiện.
Trang được chia thành ba khối. "Thiết Lập Yêu Cầu" chứa toàn bộ phần trên; bên dưới là "Luồng Phê Duyệt" và "Luồng Thực Thi", mỗi bước một thẻ, trong đó khối thực thi được đánh dấu màu tím để không nhầm lẫn hai chuỗi.
Đặt "Số Người Phê Duyệt" và "Số Người Thực Thi" thì các thẻ được tạo lại tương ứng. Mỗi thẻ được đánh số và gắn biểu tượng — ✅ cho bước phê duyệt, ⚙️ cho bước thực thi. Các bước thực thi chỉ bắt đầu sau khi mọi bước phê duyệt đã hoàn tất.
- Mỗi ô nhập nay có dòng chú thích in nghiêng giải thích ô đó quyết định điều gì. Đáng chú ý: "Tối thiểu bao nhiêu người duyệt để qua trạm này" là số lượng tối thiểu, nên để 1 nghĩa là chỉ cần một người bất kỳ trong danh sách; còn "Thứ Tự" được đặt tự động và chỉ để tham khảo.
- Các thẻ bước có thể kéo để sắp xếp lại trên màn hình và thay đổi kích thước bằng tay nắm ở góc dưới bên phải. Đây chỉ là tiện ích hiển thị — thứ tự thật do số bước quyết định, và cách sắp xếp không được lưu.
- Kéo thẻ bằng phần đầu thẻ. Bấm vào ô nhập không bao giờ kích hoạt kéo.
🎫 Tạo mẫu phiếu hỗ trợ
Quản Lý Yêu Cầu › Mẫu Dành Cho Vé (ticket)
Phiếu hỗ trợ dùng cho các yêu cầu trợ giúp nội bộ hoặc từ khách hàng, tách biệt với yêu cầu cần phê duyệt.
📥 Xử lý yêu cầu đang chờ
Quản Lý Yêu Cầu › Yêu Cầu Đợi Xử Lý · Vé Đợi Hỗ Trợ (ticket)
"Yêu Cầu Đợi Xử Lý" là hàng đợi các yêu cầu cần bạn phê duyệt. "Vé Đợi Hỗ Trợ (ticket)" là hàng đợi các phiếu cần hỗ trợ.
Xử lý trực tiếp trong danh sách, không cần chuyển qua công cụ khác.
👁️ Theo dõi và tra cứu
Quản Lý Yêu Cầu › Tất Cả Yêu Cầu & Vé · Bạn Đang Theo Dõi
"Tất Cả Yêu Cầu & Vé" cho bạn xem lại toàn bộ yêu cầu bạn đã tạo hoặc tham gia.
"Bạn Đang Theo Dõi" gom các yêu cầu bạn muốn bám sát dù không trực tiếp xử lý.
🙋 Nhân viên gửi yêu cầu như thế nào
Cổng nhân viên › Yêu Cầu Phê Duyệt
Toàn bộ phần trên là phía công ty. Nhân viên làm việc ở cổng riêng của họ: đăng nhập bằng nút "Thành Viên" thay vì nút quản trị, rồi bấm "Yêu Cầu Phê Duyệt" ở menu bên trái.
Màn hình có ba thẻ. "Đã Nhận" chứa các yêu cầu đang chờ họ xử lý, "Đã Gửi" chứa những gì họ đã gửi đi, còn "Tất Cả" là lịch sử có thể tìm kiếm, với bộ lọc theo khoảng ngày, kiểu yêu cầu, vai trò, trạng thái và mã yêu cầu. Bảng hiển thị Thao Tác, Tiêu Đề, Trạng Thái, Mã Yêu Cầu, Kiểu Yêu Cầu, Người Yêu Cầu, Tổ Chức, Gửi Đến, Mức Ưu Tiên cùng ngày tạo và ngày cập nhật.
Bấm "Tạo Yêu Cầu" để mở hộp thoại tạo mới. "Kiểu Yêu Cầu" là ô quan trọng nhất: "Cơ Bản" cho phép người gửi tự chọn người phê duyệt, còn "Cần Phê Duyệt" giao quyết định đó cho khuôn mẫu của bạn. Lựa chọn thứ ba, "Hỗ Trợ", tạo một vé gửi tới bộ phận hỗ trợ.
- "Cần Phê Duyệt" và "Hỗ Trợ" chỉ xuất hiện khi bạn đã cấu hình khuôn mẫu phê duyệt hoặc loại hỗ trợ. Công ty chưa có cái nào thì nhân viên chỉ thấy "Cơ Bản".
- Ô "Số Tiền" và "Tiền Tệ" bị khoá cho đến khi đổi "Yêu Cầu Này Sẽ" sang khác "Không Liên Quan Tiền Bạc" — nên yêu cầu không dính tiền thì không phải nhập gì thêm.
- Tập tin đính kèm tối đa 3 MB mỗi tệp, định dạng Zip, 7Z, PDF, PNG hoặc JPEG.
📨 Yêu cầu cơ bản so với yêu cầu theo khuôn mẫu
Cổng nhân viên › Yêu Cầu Phê Duyệt › Tạo Yêu Cầu
Với "Kiểu Yêu Cầu" = "Cơ Bản", người gửi điền "Tiêu Đề Của Yêu Cầu", chọn một hoặc nhiều người ở ô "Người Phê Duyệt", tuỳ chọn đặt mức ưu tiên, số tiền và mô tả, rồi bấm "Gửi". Tiêu đề và ít nhất một người phê duyệt là bắt buộc — bỏ trống một trong hai sẽ bị chặn với thông báo "Tiêu đề là bắt buộc" hoặc "Người phê duyệt là bắt buộc" và hộp thoại vẫn mở.
Chuyển sang "Cần Phê Duyệt" thì hộp thoại đổi khác: ô "Người Phê Duyệt" biến mất, thay vào đó là "Nhóm Khuôn Mẫu" và "Tên Khuôn Mẫu". Người phê duyệt không còn do người gửi quyết định — họ đến từ các trạm bạn đã định nghĩa trên khuôn mẫu, và đó chính là lý do khuôn mẫu tồn tại.
Chọn một khuôn mẫu cũng sẽ hiện ra các trường bổ sung của nó, mỗi trường đánh dấu (*). Đó là những thuộc tính bạn đã gắn vào khuôn mẫu, có thể là ngày, ô văn bản tự do hoặc số.
- Cả hai ô chọn đều tự chọn sẵn mục đầu tiên, nên người gửi không quan tâm thì chỉ việc bấm "Gửi".
- Khi thành công, hệ thống báo "Yêu cầu đã được tạo", hộp thoại đóng lại và màn hình nhảy sang thẻ "Đã Gửi" để người gửi thấy ngay dòng vừa tạo.
- Vé "Hỗ Trợ" dùng lại đúng hai ô chọn đó, chỉ đổi nhãn thành "Department" và "Type" — hai nhãn này hiện vẫn là tiếng Anh.
- Thuộc tính kiểu số bắt buộc được điền sẵn giá trị 0 nên luôn được coi là đã trả lời, vì vậy nó không bao giờ chặn được thao tác gửi. Nếu thực sự cần người gửi nhập số, hãy nói rõ trong tên thuộc tính hoặc dùng ô văn bản thay thế.
- Người gửi có thể tự huỷ yêu cầu của mình ở thẻ "Đã Gửi" khi yêu cầu còn ở trạng thái đã gửi hoặc bị trả lại cho họ; khi đã đi xa hơn thì nút "Hủy Yêu Cầu" bị mờ đi và chỉ người phê duyệt mới xử lý tiếp được.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Quy trình phê duyệt gồm những vai trò nào?
Ba vai trò: người yêu cầu tạo đề xuất, người phê duyệt xem xét và quyết định, người thực thi thực hiện sau khi được duyệt.
2 Yêu cầu và phiếu hỗ trợ khác nhau thế nào?
Yêu cầu cần đi qua phê duyệt trước khi thực hiện. Phiếu hỗ trợ là đề nghị trợ giúp, được xử lý trực tiếp mà không cần bước duyệt.
Hai loại có mẫu và hàng đợi riêng.
3 Vì sao nên tạo mẫu?
Mẫu đảm bảo mọi yêu cầu cùng loại đều có đủ thông tin cần thiết, giúp người duyệt quyết định nhanh và số liệu thống kê nhất quán.
4 Có nhận được thông báo khi có yêu cầu mới không?
Có. Kết hợp với thông báo Telegram để nhận cảnh báo tức thời khi có yêu cầu cần phê duyệt.