iAttendance · Hướng dẫn
Vé điện tử & sự kiện
Tạo sự kiện, gửi link đăng ký, phát vé điện tử và check-in bằng mã QR tại cửa.
Vé Điện Tử ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Thông tin sự kiện: tên, thời gian, địa điểm, số lượng khách dự kiến.
- Danh sách khách mời hoặc kênh để phát link đăng ký.
- Thiết bị có camera để quét vé tại cửa.
🧭 Các bước thực hiện
🚪 Tạo cổng check-in
Nhân Viên › Cổng - Mã QR
Trước tiên tạo một cổng mã QR cho địa điểm tổ chức. Đây là điểm mà khách sẽ được quét vé khi tới.
✉️ Tạo mẫu email
Vé Điện Tử › Mẫu Email
Mở "Mẫu Email" và soạn nội dung email sẽ gửi cho người đăng ký, kèm vé điện tử của họ.
Bạn có thể tạo nhiều mẫu cho các loại sự kiện khác nhau và chỉnh sửa lại bất cứ lúc nào.
👥 Tạo nhóm khách mời
Vé Điện Tử › Quản Lý Khách Mời
Mở "Quản Lý Khách Mời" để tạo nhóm và thêm người tham dự.
Phân nhóm giúp gửi thư mời và thống kê theo từng đối tượng khách.
🎪 Tạo sự kiện
Vé Điện Tử › Vé Điện Tử
Mở mục "Vé Điện Tử". Trang có ô "Name Event", ô "Select Event Type" (mặc định "Skip Verification"), ô chọn nhóm khách mời và bảng "List Gates".
Nhập tên sự kiện, chọn loại sự kiện, chọn nhóm khách mời, rồi tích chọn cổng trong bảng "List Gates" — chính là cổng bạn tạo ở bước 1. Bấm "Create Event".
Bỏ trống tên sự kiện sẽ bị chặn kèm thông báo lỗi, nên hãy điền đủ trước khi bấm tạo.
- Tạo sự kiện cũng sinh ra một thông báo trong hệ thống, nên bạn biết chắc sự kiện đã được ghi nhận.
📨 Gửi link đăng ký
Chia sẻ link đăng ký qua email, mạng xã hội hoặc website. Người đăng ký sẽ nhận vé điện tử theo mẫu email bạn đã soạn.
📱 Check-in tại cửa
Vé Điện Tử › Giám Sát Vé Điện Tử
Tại cửa, quét mã QR trên vé của khách. Mở "Giám Sát Vé Điện Tử" để theo dõi lượt vào theo thời gian thực.
Màn hình này cho bạn biết ngay đã có bao nhiêu khách tới và ai chưa đến.
🪑 Quản lý đặt chỗ
Vé Điện Tử › Quản Lý Đặt Chỗ
Với sự kiện có sắp xếp chỗ ngồi, dùng "Quản Lý Đặt Chỗ" để theo dõi và điều phối.
🎟️ Người tham dự nhìn thấy những gì
Cổng nhân viên › Vé Điện Tử
Người tham dự không tự tạo gì cả. Họ đăng nhập cổng nhân viên, bấm "Vé Điện Tử", và thấy một danh sách chỉ đọc với mỗi sự kiện được mời một dòng, gồm "Tên Công Ty", "Tên Vé Điện Tử" cùng "Ngày Bắt Đầu" và "Ngày Kết Thúc" của sự kiện.
Dòng vé chỉ xuất hiện sau khi bạn thêm người đó vào danh sách tham dự trong cổng doanh nghiệp và nhóm của họ được gắn với một sự kiện. Không có gì được gửi đi để họ phải bấm — tấm vé đơn giản là có sẵn ở đó vào lần xem tiếp theo, hoặc sau khi họ bấm nút tải lại.
Muốn tham dự, họ bấm "Điểm Danh" trên dòng vé. Thao tác đó mở trang điểm danh của sự kiện trong tab mới với email của họ đã điền sẵn; tại đó họ bấm để ghi nhận lúc đến và bấm lần nữa khi rời đi.
- Vé không bị mất đi khi điểm danh — dòng vé vẫn nằm trong danh sách, nên vẫn ghi nhận được lúc rời đi hoặc tham dự sự kiện kéo dài nhiều ngày.
- Vé tự biến mất khi đã qua ngày kết thúc của sự kiện. Không cần dọn dẹp gì.
- Chỉ ngày kết thúc mới quyết định vé còn hiện trong danh sách hay không. Sự kiện chưa bắt đầu vẫn hiện ra và nút "Điểm Danh" vẫn bấm được — việc từ chối xảy ra ở trang điểm danh chứ không phải ở danh sách.
- Khi vé biến mất vì sự kiện đã kết thúc, không có thông báo nào giải thích. Nếu ai đó báo vé "tự nhiên mất", hãy kiểm tra ngày kết thúc của sự kiện trước tiên.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Khách nhận vé bằng cách nào?
Qua email, theo mẫu bạn soạn trong "Mẫu Email". Vé chứa mã QR để quét khi vào cửa.
2 Có cần cổng mã QR riêng cho sự kiện không?
Có. Hãy tạo cổng trong "Cổng - Mã QR" trước khi tạo sự kiện, rồi gán cổng đó cho sự kiện.
3 Theo dõi số khách đã tới ở đâu?
Ở "Giám Sát Vé Điện Tử", nơi hiển thị lượt check-in theo thời gian thực.
4 Có thể sửa sự kiện sau khi tạo không?
Được. Mở lại sự kiện trong "Vé Điện Tử" để cập nhật thông tin.
5 Vé điện tử khác gì quản lý khách?
Vé điện tử dành cho sự kiện có đăng ký trước và phát vé. Quản lý khách dành cho khách ra vào công ty hằng ngày, gồm cả khách ẩn danh không đăng ký trước.