iAttendance · Hướng dẫn
Quản lý tài sản
Theo dõi tài sản công ty, bàn giao cho nhân viên, phê duyệt chuyển giao và xuất báo cáo.
Quản Lý Tài Sản ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Danh sách tài sản cần quản lý: laptop, điện thoại, thiết bị, xe…
- Ảnh chụp tài sản nếu bạn muốn nhận diện nhanh trong danh sách.
🧭 Các bước thực hiện
➕ Tạo tài sản
Quản Lý Tài Sản › Tạo/Cập Nhật Tài Sản
Mở "Tạo/Cập Nhật Tài Sản". Bảng có tiêu đề dạng "Assets List. Total: N." để bạn biết tổng số tài sản đang quản lý.
Bấm ➕ để mở hộp thoại "Add Asset". Điền "Name", chọn "Asset Serial Type" (mặc định "Short Random") — ô "Asset Serial" được sinh tự động — rồi chọn "Group" và "Owner".
Nút lưu đổi nhãn theo chế độ: "Add New Asset" khi tạo mới và "Update Asset" khi sửa, nên bạn luôn biết mình đang ở chế độ nào.
📷 Gắn ảnh cho tài sản
Quản Lý Tài Sản › Tạo/Cập Nhật Tài Sản
Tải ảnh tài sản để dễ nhận diện trong danh sách, đặc biệt khi công ty có nhiều thiết bị cùng loại.
🔍 Tìm kiếm và quét mã QR
Quản Lý Tài Sản › Tạo/Cập Nhật Tài Sản
Dùng ô tìm kiếm để lọc theo tên hoặc thông tin tài sản. Hệ thống cũng hỗ trợ quét mã QR để tra cứu nhanh ngay tại kho hoặc tại bàn làm việc.
🤝 Bàn giao cho nhân viên
Quản Lý Tài Sản › Tạo/Cập Nhật Tài Sản
Chuyển tài sản cho một nhân viên để ghi nhận ai đang giữ. Nhờ đó bạn luôn biết thiết bị đang ở đâu.
✅ Phê duyệt chuyển giao
Quản Lý Tài Sản › Phê Duyệt Chuyển Giao Tài Sản
Khi tài sản chuyển từ người này sang người khác, yêu cầu sẽ xuất hiện ở "Phê Duyệt Chuyển Giao Tài Sản" để quản lý xác nhận.
Bước phê duyệt giúp việc bàn giao có dấu vết rõ ràng, tránh tranh cãi về trách nhiệm.
📊 Xem báo cáo tài sản
Quản Lý Tài Sản › Báo Cáo Tài Sản
Mở "Báo Cáo Tài Sản" để xem tổng quan tình trạng và phân bổ tài sản trong công ty.
🤝 Nhân viên làm gì với tài sản của mình
Cổng nhân viên › Tài Sản
Nhân viên quản lý những tài sản được giao ngay trong cổng riêng của họ: đăng nhập bằng nút "Thành Viên" rồi bấm "Tài Sản". Trang mở ra ở mục "Những tài sản của bạn. Tổng số: N" — tất cả tài sản người đó đang giữ, kèm số sê-ri, công ty, kiểu chuyển giao, trạng thái, ảnh kiểm kê và ngày chuyển giao hoặc ngày mượn.
Bên dưới là bốn danh sách yêu cầu giúp việc bàn giao có thể truy vết theo cả hai chiều: "Bạn đang yêu cầu chuyển tài sản cho người khác.", "Người khác đang yêu cầu chuyển tài sản cho bạn.", "Bạn đang yêu cầu mượn tài sản từ người khác." và "Người khác đang yêu cầu mượn tài sản của bạn."
Muốn bàn giao, người đang giữ tạo một yêu cầu chuyển cho đồng nghiệp và yêu cầu đó rơi vào danh sách đến của đồng nghiệp. Người nhận bấm "Chấp Nhận" rồi xác nhận — chỉ khi đó quyền sở hữu mới thực sự chuyển. Nếu từ chối thì yêu cầu bị trả lại và tài sản vẫn nằm nguyên chỗ cũ.
- Chấp nhận một yêu cầu chuyển sẽ hoàn tất toàn bộ việc bàn giao cùng lúc: tài sản đổi chủ, trạng thái chuyển thành "Đang Sử Dụng", tài sản chuyển sang nhóm của người nhận, và ngày chuyển giao được ghi lại.
- Mượn tài sản hoạt động y hệt nhưng ngược chiều — người mượn gửi yêu cầu, còn người đang sở hữu mới là người chấp nhận.
- Nút tải lại trên bất kỳ bảng nào cũng làm mới cả năm danh sách cùng lúc, nên chỉ cần bấm một lần sau khi có người xử lý yêu cầu.
- Không có gì dịch chuyển cho tới khi người nhận chấp nhận. Yêu cầu còn nằm trong danh sách nghĩa là quyền sở hữu chưa đổi, dù đã nằm đó bao lâu đi nữa.
- Nhân viên không xoá được tài sản. Việc xoá thuộc về quản trị viên trong cổng doanh nghiệp, kể cả với tài sản mà nhân viên đang giữ.
- Chuyển tài sản cho chính mình sẽ bị từ chối — người nhận phải là người khác.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Biết ai đang giữ tài sản bằng cách nào?
Mỗi tài sản được gán cho một nhân viên khi bàn giao, và thông tin này hiển thị ngay trong danh sách tài sản.
2 Chuyển giao tài sản có cần duyệt không?
Có. Yêu cầu chuyển giao xuất hiện ở "Phê Duyệt Chuyển Giao Tài Sản" để quản lý xác nhận, tạo dấu vết rõ ràng cho việc bàn giao.
3 Có quét mã QR để tra cứu tài sản không?
Có. Chức năng tìm kiếm hỗ trợ quét mã QR, thuận tiện khi kiểm kê trực tiếp tại kho.
4 Ai được xoá tài sản?
Thao tác xoá dành cho tài khoản có quyền quản trị. Hãy dùng phân quyền truy cập để kiểm soát ai được thao tác gì.
5 🤝 Nhân viên có thể tự chuyển tài sản cho nhau mà không cần tôi không?
Được, và đó chính là mục đích của trang Tài Sản dành cho nhân viên. Người đang giữ tạo yêu cầu chuyển cho đồng nghiệp, đồng nghiệp chấp nhận, quyền sở hữu chuyển sang — không cần quản trị viên đứng giữa cho một lần bàn giao thông thường.
Việc này vẫn truy vết được vì cả hai bên đều nhìn thấy: người gửi ở mục "Bạn đang yêu cầu chuyển tài sản cho người khác." và người nhận ở mục "Người khác đang yêu cầu chuyển tài sản cho bạn.". Không có gì đổi chủ cho đến khi người nhận bấm Chấp Nhận và xác nhận.
Nếu bạn muốn duyệt tập trung mọi lần bàn giao, hãy dùng trang phê duyệt chuyển giao trong cổng doanh nghiệp thay vì để nhân viên tự chuyển cho nhau.
6 ⏳ Một yêu cầu chuyển nằm trong danh sách mấy ngày rồi. Tài sản đã chuyển chưa?
Chưa. Yêu cầu đang chờ chỉ là một đề nghị — quyền sở hữu không đổi cho tới khi người nhận chấp nhận, bất kể dòng đó đã nằm đó bao lâu.
Nguyên nhân thường gặp đơn giản là người nhận chưa vào xem. Hãy nhắc họ mở cổng nhân viên, bấm "Tài Sản" và kiểm tra danh sách "Người khác đang yêu cầu chuyển tài sản cho bạn.".
Nếu không còn cần nữa, người gửi có thể tự huỷ yêu cầu của mình, và tài sản vẫn nằm nguyên chỗ cũ.
7 🔄 Chuyển giao và mượn khác nhau thế nào?
Chuyển giao là bàn giao hẳn: sau khi người nhận chấp nhận, họ trở thành chủ sở hữu và tài sản chuyển sang nhóm của họ.
Mượn là tạm thời và bắt đầu từ đầu bên kia — người muốn dùng sẽ gửi yêu cầu, còn người đang sở hữu mới là người chấp nhận.
Cả hai đều có cặp danh sách riêng trên trang Tài Sản của nhân viên, nên luôn rõ một yêu cầu đang đi theo chiều nào.
8 🗑️ Vì sao nhân viên không xoá được tài sản họ đang giữ?
Quyền xoá được giới hạn có chủ đích cho quản trị viên trong cổng doanh nghiệp, kể cả khi nhân viên đang là chủ sở hữu. Sổ tài sản chỉ có giá trị khi các món đồ không thể lặng lẽ biến mất khỏi đó.
Điều nhân viên làm được là chuyển giao, trả lại, hoặc tạo yêu cầu liên quan đến tài sản — tất cả đều để lại dấu vết.
Nếu thực sự cần loại bỏ, quản trị viên sẽ xoá từ cổng doanh nghiệp.
9 👤 Có người nghỉ việc mà vẫn đang giữ tài sản thì xử lý thế nào?
Hãy chuyển các món đồ cho người tiếp nhận trước khi bạn khoá tài khoản. Đường đi qua cổng nhân viên đòi hỏi người nhận phải chấp nhận, nên với trường hợp nghỉ việc thì cách gọn nhất là dùng cổng doanh nghiệp, nơi quản trị viên chuyển tài sản trực tiếp.
Nên xem người nghỉ việc trong báo cáo tài sản trước để không bỏ sót — báo cáo liệt kê mọi thứ còn ghi nhận cho họ.
Món nào thực sự trả về kho có thể chuyển cho một kho hoặc người giữ thiết bị dự phòng, để sổ sách vẫn phản ánh đúng vị trí thực tế.