iAttendance · Hướng dẫn
Quản lý nghỉ phép
Cấu hình loại ngày nghỉ, cấp phép cho nhân viên, duyệt đơn và theo dõi báo cáo phép.
Quản Lý Ngày Nghỉ ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Chính sách nghỉ phép của công ty: các loại phép, số ngày mỗi năm, quy tắc tích luỹ.
- Nhân viên đã được tạo trong phân hệ Nhân Viên.
🧭 Các bước thực hiện
⚙️ Tạo các loại ngày nghỉ
Quản Lý Ngày Nghỉ › Cấu Hình Ngày Phép
Mở "Cấu Hình Ngày Phép". Bảng có các cột "Name", "Value", "Type". Bấm nút ➕ để mở hộp thoại "Add Leave Config".
Điểm dễ nhầm: bạn KHÔNG tạo mỗi loại nghỉ một dòng. Trường "Name" đã cố định là "Leave Type", còn ô "Value" là nơi bạn liệt kê tất cả các loại nghỉ, phân tách bằng dấu chấm phẩy — ví dụ: Annual; MC; Unpaid.
Bấm "Save". Hệ thống báo "Create config successfully" và hộp thoại tự đóng.
🔔 Cấu hình người nhận thông báo
Quản Lý Ngày Nghỉ › Cấu Hình Ngày Phép
Trong phần cấu hình, chỉ định ai sẽ nhận thông báo khi có đơn nghỉ phép mới.
Nhờ đó quản lý biết ngay khi có đơn cần duyệt mà không phải vào kiểm tra thủ công.
📅 Cấp ngày phép cho nhân viên
Quản Lý Ngày Nghỉ › Cập Nhật Ngày Nghỉ Cho Phép
Mở "Cập Nhật Ngày Nghỉ Cho Phép" để đặt số ngày phép mỗi nhân viên được hưởng.
Có thể cấp theo nhóm để xử lý nhanh cho cả phòng ban thay vì từng người.
✅ Duyệt đơn nghỉ phép
Quản Lý Ngày Nghỉ › Kế Hoạch Nghỉ Phép
Nhân viên gửi đơn từ cổng nhân viên (mục "Leave" › "Apply Leave"). Đơn mới được tạo ở trạng thái "New".
Quản lý mở "Kế Hoạch Nghỉ Phép" ở cổng doanh nghiệp, bấm nút truy vấn để nạp bảng, tìm đúng dòng rồi bấm chuột phải để duyệt. Trạng thái chuyển sang "Approved" và bảng tự làm mới.
Nếu duyệt nhầm, bạn có thể bỏ duyệt để đưa đơn về trạng thái chờ xử lý.
- Kết hợp với thông báo Telegram để nhận cảnh báo tức thời mỗi khi có đơn nghỉ phép mới.
- Bấm đúp vào dòng đơn để mở hộp thoại chi tiết "Leave Plan" — phần lịch sử tin nhắn ghi lại ai đã duyệt và vào lúc nào, rất hữu ích khi cần đối chiếu.
📜 Tra cứu lịch sử đơn nghỉ
Quản Lý Ngày Nghỉ › Lịch Sử Nghỉ Phép
"Lịch Sử Nghỉ Phép" cho phép lọc lại toàn bộ đơn đã xử lý — theo kiểu nghỉ phép và theo khoảng ngày — kèm trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ghi chú của từng đơn.
Đây là nơi để rà từng bản ghi cụ thể. Khi cần con số tổng hợp theo nhân viên thay vì từng đơn lẻ, hãy dùng "Báo Cáo Ngày Nghỉ" ở bước tiếp theo.
📊 Đọc Báo Cáo Ngày Nghỉ
Quản Lý Ngày Nghỉ › Báo Cáo Ngày Nghỉ
Báo cáo này trả lời đúng câu hỏi mà mọi quản lý đều hỏi vào cuối năm: ai đã nghỉ bao nhiêu, và còn được nghỉ bao nhiêu nữa. Mở "Quản Lý Ngày Nghỉ" › "Báo Cáo Ngày Nghỉ", chọn "Chọn Năm", có thể lọc thêm theo "Nhóm" và "Người Sở Hữu (Email)" — cả hai mặc định là "Tất cả" — rồi bấm "Truy Vấn".
Kết quả là bảng tổng hợp, mỗi nhân viên một dòng, gồm "Năm", "Hộp Thư" và "Tên". Bấm vào tiêu đề của bất kỳ cột nào trong ba cột này để sắp xếp.
Bấm vào một dòng, bên dưới sẽ mở ra một bảng con với mỗi kiểu nghỉ phép bạn đã cấu hình một dòng: "Hộp Thư", "Năm", "Kiểu Nghỉ Phép", "Tổng Ngày Đã nghỉ" và "Tổng Ngày Cho Phép". Bấm lại vào dòng đó để thu gọn. Bảng con mới là phần giá trị nhất — nó tách nhân viên ra theo từng kiểu nghỉ thay vì chỉ đưa một con số gộp.
- "Tổng Ngày Cho Phép" lấy thẳng từ "Cập Nhật Ngày Nghỉ Cho Phép" — là số ngày theo chính sách cộng với số ngày chuyển tiếp của năm đó, cho đúng kiểu nghỉ đó.
- "Tổng Ngày Đã nghỉ" chỉ tính những đơn đã được duyệt, và có tính nửa ngày: nghỉ buổi sáng hoặc buổi chiều tính 0,5; nghỉ trọn ngày tính 1.
- Ô tìm kiếm phía trên bảng lọc ngay khi bạn gõ, khớp theo tên hoặc hộp thư. Nhấn Ctrl+F để nhảy thẳng vào ô này.
- Khi ai đó nghỉ nhiều hơn số ngày được cấp, con số "Tổng Ngày Đã nghỉ" sẽ hiển thị màu đỏ in đậm để bạn nhận ra ngay khi lướt danh sách.
- Mỗi kiểu nghỉ đã cấu hình đều có một dòng kể cả khi chưa ai nghỉ, nên thấy "0.0 / 0.0" là bình thường — nghĩa là kiểu nghỉ đó có tồn tại nhưng người này chưa được cấp ngày nào và cũng chưa có đơn nào được duyệt trong năm đó.
- Chỉ đơn đã duyệt mới được tính. Đơn đang chờ, bị từ chối, hết hạn hay đã xoá đều không tính, nên báo cáo sẽ không khớp với số đơn đã gửi.
- Báo cáo này không có nút xuất file — nó là bảng tổng hợp để xem trên màn hình. Khi cần rà từng bản ghi, hãy dùng "Lịch Sử Nghỉ Phép".
🏖️ Nhân viên xin nghỉ phép như thế nào
Cổng nhân viên › Ngày Nghỉ › Thông Báo Nghỉ Phép
Nhân viên có bốn màn hình nghỉ phép riêng. "Thông Báo Nghỉ Phép" là màn hình họ dùng nhiều nhất: biểu mẫu mở ra với công ty của họ, kiểu nghỉ đầu tiên và ngày hôm nay ở cả "Ngày Bắt Đầu" lẫn "Ngày Kết Thúc". Họ chọn ngày, chọn "Loại" — Cả Ngày, buổi sáng hoặc buổi chiều — thêm "Ghi Chú" nếu muốn rồi bấm "Nộp".
Không có bước nháp. Đơn được lưu ngay, hiện trong bảng "Kế hoạch nghỉ phép của bạn" bên dưới, và người phê duyệt của bạn được thông báo. Khi đơn còn chưa duyệt, nhân viên vẫn sửa hoặc xoá được từ cột "Thao Tác"; khi quản lý đã duyệt thì cả hai nút đều mờ đi.
Ba màn hình còn lại dùng để tra cứu. "Lịch Sử Nghỉ Phép" tìm lại các đơn đã và sẽ nghỉ của chính họ theo kiểu nghỉ và khoảng ngày, "Kế Hoạch Nghỉ Phép" là bảng chỉ đọc cho biết ai trong nhóm đang nghỉ, còn "Tóm tắt nghỉ phép của tôi" cộng tổng số ngày họ đã nghỉ theo từng kiểu trong một năm.
- Nghỉ nửa ngày tính 0,5 — đúng cách tính mà Báo Cáo Ngày Nghỉ phía công ty đang dùng.
- "Kế Hoạch Nghỉ Phép" chính là thứ giúp hai người không cùng đăng ký nghỉ một tuần mà không ai hay.
- Chỉ đơn đã duyệt mới được cộng vào tổng, nên đơn còn đang chờ sẽ không xuất hiện trong bảng tóm tắt.
- Ở màn hình "Tóm tắt nghỉ phép của tôi", cột "Tổng Ngày Cho Phép" hiện đang trả về 0 cho mọi kiểu nghỉ. Con số đúng nằm ở Báo Cáo Ngày Nghỉ phía công ty, nên hãy dùng báo cáo đó khi nhân viên hỏi họ còn bao nhiêu ngày.
- Đơn đã được duyệt thì nhân viên không sửa được nữa. Muốn rút lại sau khi đã duyệt thì phải do quản lý thao tác.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Nhân viên gửi đơn nghỉ phép ở đâu?
Ở cổng nhân viên. Đơn sẽ hiện trong "Kế Hoạch Nghỉ Phép" của cổng doanh nghiệp để quản lý duyệt.
2 Có thể tạo bao nhiêu loại ngày nghỉ?
Bạn tạo bao nhiêu loại tuỳ theo chính sách công ty — phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ chế độ và các loại riêng khác.
3 Duyệt nhầm đơn thì xử lý thế nào?
Mở lại đơn trong "Kế Hoạch Nghỉ Phép" và bỏ duyệt. Đơn sẽ trở về trạng thái chờ xử lý.
Lưu ý: đơn đã ở trạng thái "Approved" thì mục "Delete" trong menu chuột phải bị vô hiệu hoá — bạn phải bỏ duyệt trước nếu muốn xoá.
4 Xem nhân viên còn bao nhiêu ngày phép ở đâu?
Ở mục "Báo Cáo Ngày Nghỉ", nơi tổng hợp số ngày đã dùng và còn lại theo từng nhân viên.
5 Cấp ngày phép cho cả phòng ban cùng lúc được không?
Được. Hãy tạo nhóm nhân viên trước ở phân hệ Nhân Viên, sau đó cấp ngày phép theo nhóm.
6 🌐 Người ngoài công ty có duyệt được đơn nghỉ phép không?
Không — việc duyệt nghỉ phép luôn do một người dùng của công ty thực hiện. Mỗi đơn nghỉ phép gắn với email người duyệt và email đó phải thuộc một tài khoản trong cổng của bạn; người duyệt xử lý đơn ngay trong cổng doanh nghiệp hoặc qua đường dẫn trong email thông báo.
Cổng người duyệt bên ngoài tại https://iattendance.co/externallogin chỉ phục vụ phân hệ Chấm Công. Khi người duyệt bên ngoài đăng nhập vào đó, họ chỉ thấy "List Timelogs", "History" và "Information" — hoàn toàn không có hàng đợi nghỉ phép. Mục đích của cổng này là để khách hàng hoặc đối tác thuê ngoài ký duyệt bảng công mà không cần tài khoản cổng.
Nếu thực sự cần người ngoài duyệt nghỉ phép, hãy cấp cho họ một tài khoản công ty rồi thu hẹp phạm vi truy cập bằng phân hệ Phân Quyền. Cách này giữ được một luồng phê duyệt duy nhất và có thể truy vết, thay vì hai luồng song song. Quy trình người duyệt bên ngoài được hướng dẫn từng bước trong bài Chấm Công.