iAttendance · Hướng dẫn
Thông tin nhân viên & tài liệu
Lưu trữ giấy tờ cá nhân của nhân viên và nhận cảnh báo khi tài liệu sắp hết hạn.
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Danh sách loại giấy tờ cần lưu: hợp đồng, chứng chỉ, giấy phép lao động, khám sức khoẻ…
- Bản scan hoặc ảnh chụp của các giấy tờ đó.
🧭 Các bước thực hiện
⚙️ Khai báo loại tài liệu
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu › Cấu Hình
Mở "Cấu Hình" và khai báo các loại tài liệu công ty cần lưu cho nhân viên.
Khai báo trước giúp hồ sơ của mọi nhân viên có cấu trúc giống nhau, dễ kiểm tra ai còn thiếu giấy tờ gì.
- Hệ thống kiểm tra trùng tên khi tạo cấu hình, nên mỗi loại tài liệu cần một tên riêng.
🗂️ Tạo hồ sơ tài liệu cho nhân viên
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu › Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
Mở "Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu". Trang có ô "Group", ô "Owner (Email)" (mặc định "All"), nút "Query" và một ô lọc nhanh.
Bấm "Query" để nạp bảng, gõ email vào ô lọc để tìm đúng nhân viên, rồi bấm đúp vào dòng (hoặc chuột phải chọn "View") để mở hồ sơ tài liệu của người đó.
📎 Tải tệp lên
Tải bản scan hoặc ảnh chụp giấy tờ lên hồ sơ. Bạn cũng có thể xoá tệp và tải lại nếu bản cũ bị mờ hoặc sai.
- Hệ thống từ chối các định dạng tệp không được hỗ trợ. Nếu bị chặn, hãy chuyển tệp sang định dạng phù hợp rồi tải lại.
⏰ Theo dõi tài liệu sắp hết hạn
Với các giấy tờ có thời hạn, hệ thống cảnh báo khi sắp đến ngày hết hiệu lực.
Nhờ đó bộ phận nhân sự chủ động gia hạn thay vì phát hiện khi đã quá hạn.
🗑️ Thùng rác và khôi phục
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu › Đã Xóa
Tài liệu đã xoá được chuyển vào mục "Đã Xóa" thay vì mất hẳn, nên bạn có thể khôi phục nếu xoá nhầm.
- Hãy kiểm tra "Đã Xóa" trước khi kết luận một tài liệu đã mất — rất có thể nó chỉ đang nằm trong thùng rác.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Lưu được những loại giấy tờ nào?
Tuỳ bạn khai báo trong phần cấu hình: hợp đồng lao động, chứng chỉ, giấy phép, hồ sơ sức khoẻ và bất kỳ loại nào công ty cần.
2 Có cảnh báo khi giấy tờ hết hạn không?
Có. Với giấy tờ có thời hạn, hệ thống thông báo trước khi hết hiệu lực để bạn kịp gia hạn.
3 Xoá nhầm tài liệu có lấy lại được không?
Được. Tài liệu đã xoá nằm trong mục "Đã Xóa" và có thể khôi phục.
4 Ai xem được tài liệu của nhân viên?
Chỉ những tài khoản có quyền truy cập màn hình này. Hãy dùng phân quyền truy cập để giới hạn đúng người phụ trách nhân sự.