iAttendance · Hướng dẫn
Chấm công đa phương thức
Điểm danh bằng mã QR tại cổng, kèm GPS, ảnh xác thực và vân tay FIDO2.
Nhân Viên › Cổng - Mã QR ✅ Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Danh sách nhân viên đã được tạo trong phân hệ Nhân Viên.
- Biết trước các vị trí cần đặt điểm điểm danh: cổng chính, xưởng, văn phòng chi nhánh…
- Máy in để in mã QR dán tại mỗi vị trí.
🧭 Các bước thực hiện
🚪 Tạo cổng điểm danh
Nhân Viên › Cổng - Mã QR
Mở mục "Cổng - Mã QR" và tạo một cổng cho mỗi vị trí bạn muốn nhân viên điểm danh. Mỗi cổng sinh ra một mã QR riêng.
Đặt tên cổng theo vị trí thực tế để dễ đối chiếu về sau, ví dụ "Cổng chính", "Xưởng A", "Văn phòng Quận 1".
👥 Gán nhân viên cho cổng
Nhân Viên › Cổng - Mã QR
Chỉ định những nhân viên được phép điểm danh tại cổng đó. Nhân viên không được gán sẽ không chấm công qua mã này.
Cách gán theo cổng giúp bạn kiểm soát ai được chấm công ở đâu — hữu ích khi công ty có nhiều chi nhánh.
🖨️ In và dán mã QR
Nhân Viên › Cổng - Mã QR
Mở mã QR của cổng, in ra và dán tại đúng vị trí đó. Mã cần rõ nét để camera điện thoại quét nhanh.
Mã QR chỉ chứa một đường link, nên nhân viên dùng camera điện thoại là mở được trang điểm danh, không cần cài ứng dụng.
- Ép nhựa hoặc lồng khung mã QR để dùng lâu dài, đặc biệt ở khu vực ngoài trời hoặc nhà xưởng.
🔐 Chọn phương thức xác thực
Ngoài việc quét mã, hệ thống hỗ trợ thêm các lớp xác thực: mật khẩu điểm danh, ảnh chụp xác thực, vị trí GPS và vân tay theo chuẩn FIDO2.
Chọn mức phù hợp với môi trường của bạn. Mật khẩu phù hợp khi cần đơn giản; ảnh và GPS phù hợp khi cần bằng chứng rõ ràng hơn về người và nơi điểm danh.
- Nhập sai mật khẩu điểm danh sẽ bị từ chối và không ghi nhận lượt chấm công — hãy phổ biến rõ cho nhân viên trước khi áp dụng.
📲 Nhân viên điểm danh
Nhân viên quét mã QR tại cổng để check-in khi đến và check-out khi về. Thao tác diễn ra ngay trên trình duyệt điện thoại.
Nhân viên cũng có thể mở lại lần điểm danh gần nhất từ cổng nhân viên để bổ sung ảnh xác thực nếu bạn bật tuỳ chọn này.
📊 Kiểm tra báo cáo điểm danh
Chấm Công › Báo Cáo Điểm Danh
Sau khi nhân viên bắt đầu điểm danh, mở "Chấm Công" › "Báo Cáo Điểm Danh" để xem dữ liệu theo ngày và theo người.
Đây cũng là nơi bạn đối chiếu và xuất dữ liệu phục vụ tính lương.
🕘 Nhân viên tự kiểm tra lịch sử điểm danh
Cổng nhân viên › Lịch Sử Điểm Danh
Nhân viên có thể tự trả lời câu hỏi "lượt điểm danh của mình đã được ghi nhận chưa?" thay vì phải hỏi bạn. Họ đăng nhập cổng nhân viên và bấm "Lịch Sử Điểm Danh"; bảng dữ liệu hiện ra ngay cho ba mươi ngày gần nhất mà không cần bấm nút nào.
Mỗi dòng là một cổng trong một ngày, gồm "Tổ Chức", mã cổng, lượt "Điểm danh (check-in)" đầu tiên, lượt "Rời Đi" cuối cùng và "Tổng Thời Gian" giữa hai mốc đó. Muốn xem khoảng khác, họ đổi "Ngày Bắt Đầu" hoặc "Ngày Kết Thúc" rồi bấm "Tìm Kiếm".
Màn hình này cố ý chỉ cho đọc. Không thêm, không sửa, không xoá — lượt quét bị thiếu phải do bạn chỉnh lại, và chính điều đó giữ cho dữ liệu đáng tin cậy.
- Ai đi qua hai cổng trong cùng một ngày sẽ có hai dòng, mỗi cổng một dòng, chứ không gộp thành một ngày duy nhất.
- Dữ liệu được gộp theo ngày địa phương của múi giờ trong tài khoản, nên lượt điểm danh lúc đêm muộn vẫn nằm đúng ngày mà nhân viên mong đợi.
- Kết quả rỗng được hiển thị như một lỗi màu đỏ chứ không phải thông báo trung tính. Thường thì đơn giản là khoảng thời gian đó không có lượt điểm danh nào, không phải hệ thống hỏng.
- Khi mới mở trang mà khoảng ngày không có dữ liệu, bảng chỉ trống trơn và không có thông báo nào. Phải bấm "Tìm Kiếm" thì mới thấy thông báo.
- Múi giờ lấy từ cài đặt tài khoản chứ không phải từ trình duyệt. Đổi múi giờ sẽ làm dịch chuyển toàn bộ dòng dữ liệu cũ, nên tốt nhất là đặt một lần rồi thôi.
❓ Câu hỏi thường gặp
1 Nhân viên có cần cài ứng dụng không?
Không. Mã QR chỉ là một đường link web, mở bằng camera điện thoại là dùng được ngay trên trình duyệt.
2 Có mấy cách xác thực khi điểm danh?
Hệ thống hỗ trợ mã QR kết hợp với mật khẩu điểm danh, ảnh chụp xác thực, vị trí GPS và vân tay theo chuẩn FIDO2.
Bạn chọn mức phù hợp với nhu cầu kiểm soát của mình.
3 Một công ty tạo được bao nhiêu cổng?
Bạn tạo một cổng cho mỗi vị trí cần điểm danh. Số lượng phụ thuộc vào gói dịch vụ — xem trang bảng giá.
4 Nhân viên chấm công nhầm cổng thì sao?
Nhân viên chỉ điểm danh được ở những cổng họ được gán. Nếu chưa được gán, lượt quét sẽ không được ghi nhận.
5 Dữ liệu chấm công lưu bao lâu?
Gói miễn phí lưu lịch sử chấm công 3 tháng, các gói trả phí lưu 48 tháng. Chi tiết xem trang bảng giá.