Bắt đầu dùng iAttendance (English Below)
Những lưu ý (English below)
- iAttendance hỗ trợ công nghệ web PWA. Nghĩa là bạn có thể cài app iAttendance trực tiếp từ website của iAttendance mà không cần thông qua cửa hàng ứng dụng (App store).
- Bạn chỉ cần tạo một tài khoản cho công ty bạn rồi thêm nhân viên vào công ty bạn sau đó. Các nhân viên không cần tạo tài khoản công ty riêng.
- Nhân viên một khi được thêm vào công ty thì sẽ được tạo một tài khoản riêng và ngay sau đó iAttendance sẽ gửi email cho nhân viên này kèm theo thông tin đăng nhập để nhân viên có thể đăng nhập vào trang dành cho nhân viên. Nhân viên cần đăng nhập (login) thành công vào trang cá nhân của nhân viên (user portal) ít nhất 1 lần thì mới có thể bắt đầu điểm danh. Vì vậy nhân viên cần email để nhận password cho lần đầu đăng nhập hay check-in.
- Bạn cần cho phép chương trình truy xuất vị trí của bạn. Khi thoát ứng dụng, việc truy xuất vị trí sẽ kết thúc. Vì vậy điện thoại của bạn cần thiết lập để cho phép trình duyệt web truy xuất vị trí.
- Chương trình hoạt động tốt với trình duyệt Chrome, MS Edge, Safari (iOS 18).
- Khi bạn check-in/out mà cửa sổ popup xoay liên tục hoặc không tự động chuyển đến trang kết quả check-in. Hãy xoá bộ nhớ đệm (cache) trình duyệt và thử lại.
- Khi tạo một tài khoản hay thêm một nhân viên mới vào công ty của bạn, một email thông báo sẽ được gửi tới bạn hay nhân viên mới để cung cấp thông tin đăng nhập. Nếu không tìm thấy email, hãy kiểm tra lại trong thư mục rác, Spam, promotions, Junk.
- Một người có thể là nhân viên của nhiều công ty khác nhau.
- Trang công ty (company portal) có thể cho phép nhiều người đăng nhập với vai trò khác nhau nhưng chỉ có duy nhất một người có vai trò quản trị (admin).
- Từ trang chủ, nút "Quản Trị" dành cho quản trị (admin) hay người quản lý công ty đăng nhập vào trang công ty (company portal), nút "Thành Viên" là dành cho nhân viên, thành viên đăng nhập vào trang dành cho nhân viên (user portal).
- Trong trường hợp nhân viên mới không nhận được email, hãy xóa nhân viên đó rồi thử thêm lại. Hoặc nhân viên có thể chọn cài đặt lại (reset) mật khẩu.
- Để lấy chính xác vị trí GPS cho QR code, bạn nên sử dụng điện thoại có GPS. Lấy tọa độ GPS từ máy tính có thể không chính xác. Nhân viên check-in/out cần đứng gần vị trí QR code. Trong trường hợp điện thoại nhân viên lấy vị trí GPS không chính xác, quản trị có thể thay đổi cài đặt để bỏ qua kiểm tra vị trí GPS khi check-in/out.
- Để tối đa sự linh động, các module của iAttendance cần các "cấu hình (configs) và khuôn mẫu (template)" để hoạt động. Vì vậy bạn nên tạo các config và template trước khi sử dụng các module tính năng.
- Hướng dẫn chi tiết Quản Lý Yêu Cầu xem ở đây.
- Hướng dẫn chi tiết Quản Lý Nhà Hàng xem ở đây.
- Vui lòng đọc kĩ tài liệu hướng dẫn để biết cách kích hoạt chế độ check-in/out bằng dấu vân tay.
- Cách tính của những báo cáo: "chấm công nhân viên - " có thể xem ở iAttendance - Câu Hỏi Thường Gặp.
1.1 Quét mã QR để chấm công
Nhân viên check-in bằng cách quét mã QR để báo cáo chấm công. Đây là cách đơn giản cho phép công ty, tổ chức quản lý thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên
1.2 Kích hoạt đăng nhập bằng dấu vân tay
Cách kích hoạt đăng nhập và điểm danh (check-in) bằng dấu vân tay. Mã QR của cổng phải là loại hỗ trợ check-in bằng dấu vân tay
2.1 Quản lý tài sản cá nhân hay nhóm 01
Bạn cũng có thể dùng Asset Manager để quản lý tài sản của chính cá nhân bạn
2.2 Quản lý tài sản cá nhân hay nhóm 02
Quản lý tài sản (Asset Manager) giúp bạn tạo, giám sát, chuyển giao tài sản giữa các nhân viên của công ty, nhóm làm việc...
3. Quản lý khách ra vào công ty, cơ quan
Dùng chức năng "Quản Lý Khách", các công ty, cơ quan .. có thể quản lý thông tin khách vãng lai ra vào mà không cần ghi chép thông tin vào sổ giấy.
4.1 Cách báo cáo chấm công không check-in QR code
Cách nhân viên báo cáo chấm công (timelog) không dùng hình thức quét mã QR để check-in. Nhân viên tự khai báo giờ làm việc và nộp lên công ty để quản lý phê duyệt.
4.2 Báo cáo chấm công cần nhiều người phê duyệt
Nhân viên của công ty A được gửi tới công ty B là công ty đối tác để tham gia dự án. Bảng chấm công (timelog) của nhân viên này cần được quản lý của cả hai công ty A và B phê duyệt. Công ty A có thể cho phép quản lý của công ty B login vào trang chấm công riêng (https://iattendance.co/externallogin) để phê duyệt bảng chấm công.
5. Cách tạo phiếu lương
Cách tạo phiếu lương (payslip) cho nhân viên
6. Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên
Cách nhân viên nộp đơn nghỉ phép và công ty phê duyệt yêu cầu nghỉ phép.
7. Quản lý tài liệu nhân viên
Quản lý thông tin và tài liệu nhân viên
8. Vé mời điện tử (E-Ticket)
Dùng chức năng "Vé Điện Tử" để làm vé mời cho các sự kiện, thay thế cho vé giấy
Các module của iAttendance
Thống Kê
Quản Lý Tài Sản
Nhân Viên & QR
- Thống kê các thông tin hiện tại và lịch sử của công ty bạn
Nhân Viên & QR
Quản Lý Tài Sản
Nhân Viên & QR
- Quản lý nhân viên, quản lý mã QR của nơi cần điểm danh. Bạn cũng có thể thiết lập các thay đổi thông tin công ty như múi giờ, nhận thông báo từ Telegram bot,...
Quản Lý Tài Sản
Quản Lý Tài Sản
Quản Lý Tài Sản
- Quản lý các tài sản công ty bạn như laptop, phone,... Bạn có thể dễ dàng biết được ai đang sử dụng các tài sản trong công ty bạn. Hãy bắt đầu tạo một tài sản và giao cho một nhân viên nào đó ...
Quản Lý Yêu Cầu
Quản Lý Tài Sản
- Bạn muốn tất cả các yêu cầu quan trọng trong công ty bạn, đặt biệt liên quan đến tài chính phải được quản lý và phê duyệt trước khi thực thi.
- Các "yêu cầu" cần phải có các khuôn mẫu (template) để có thể sử dụng. Hãy bắt đầu tạo "Mẫu dành cho yêu cầu". Sau đó các nhân viên có thể đăng nhập vào trang cá nhân (user portal) để gửi yêu cầu cho admin hay các quản lý công ty phê duyệt.
Vé Điện Tử
- Bạn tổ chức một sự kiện (event) và cần gửi link đăng kí cho những ai muốn tham gia event của bạn. Hãy bắt đầu tạo một event ...
Quản Lý Khách
- Công ty hay nhà máy của bạn có nhiều khách ra vào. Nhân viên bảo vệ phải ghi lại thông tin khách vào sổ giấy hay file excel. Bạn cần công cụ hiệu quả hơn ?.
- Hãy bắt đầu tạo một "Sự kiện quản lý khách". Sau đó in mã QR đặt ở cổng công ty hay nhà máy của bạn. Khách chỉ cần quét mã QR, nhập các thông tin cần thiết để check-in...
Chấm Công
- Có 2 cách để chấm công nhân viên.
- Cách thứ nhất là nhân viên quét mã QR để check-in/out. Công ty sẽ dựa vào giờ nhân viên check-in/out để chấm công.
- Cách thứ 2 là nhân viên tự khai báo vào bảng chấm công ở trang nhân viên (user portal). Ở cách thứ 2 này, quản trị công ty phải tạo sẵn các khuôn mẫu (template) chấm công. Vì thể nhân viên chỉ việc lựa chọn các khuôn mẫu cài đặt sẵn để báo cáo chấm công.
Quản Lý Ngày Nghỉ
- Quản lý các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên bạn. Trước tiên bạn cần cài đặt "Cấu hình Ngày Phép". Sau đó nhân viên có thể vào trang cá nhân (user portal) để gửi yêu cầu nghỉ phép.
- Bạn cũng có thể cài đặt để nhận thông báo nghỉ phép của nhân viên qua Telegram bot.
Phiếu Lương
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
- Bạn có thể tạo phiếu lương cho nhân viên bạn. Trước tiên hãy tạo một "cấu hình (config)" cho phiếu lương. Sau đó bạn có thể nhập thông tin khác vào phiếu lương và chờ phê duyệt.
- Ở trang cá nhân (user portal) nhân viên chỉ có thể nhìn thấy phiếu lương của họ nếu nó đã ở trạng thái "Hoàn Tất (Completed)"
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
- Quản lý thông tin nhân viên và các tài liệu liên quan. Double click vào một nhân viên nào đó -> click chuột phải để thêm tài liệu cho nhân viên của bạn. Ở trang cá nhân (user portal), nhân viên của bạn không thể truy cập những thông tin này.
- Tài liệu bị xoá sẽ được chuyển vào mục "Đã Xoá" và sẽ được giữ trong 10 ngày trước khi bị xoá vĩnh viễn.
Quản lý Quyền Truy Cập
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
Nhận thông báo tức thời
- Quản trị (admin) có thể cho phép nhiều người đăng nhập vào trang công ty (company portal).
- Quản trị cũng có thể cài đặt quyền truy cập vào các module cho từng người.
Nhận thông báo tức thời
Thông Tin Nhân Viên & Tài Liệu
Nhận thông báo tức thời
- Nhận thông báo tức thời qua Telegram để biết thông tin nhân viên nghỉ phép, nhân viên đang check-in/out,..
- Các bước cài đặt Telegram:
1. Vào https://t.me/iAttendance_bot và gõ /start để lấy mã số tài khoản Telegram của bạn.
2. Tiếp theo login vào account iAttendance và nhập mã số tài khoản Telegram -> Lưu thay đổi.
3. Cuối cùng xác thực tài khoản Telegram của bạn. Bạn sẽ nhận mã xác thực được gửi vào Telegram của bạn.
Quản lý gọi món cho tiệm ăn, nhà hàng, khách sạn
Các tiệm ăn, nhà hàng, khách sạn có thể dùng iAttendance để cho phép khách quét mã QR tại bàn để đặt món ăn.
Với iAttendance, bạn không cần bất cứ phần cứng hay thiết bị chuyên biệt nào để xây dựng qui trình gọi món tự động cho nhà hàng, tiệm ăn của bạn. Điều này giúp giảm tối đa chi phí đầu tư ban đầu cho nhà hàng, tiệm ăn của bạn.
iAttendance cho phép thanh toán linh hoạt tùy theo nhu cầu sử dụng, có thể thanh toán theo từng tháng, giúp bạn tối ưu hóa chi phí vận hành nhà hàng, tiệm ăn của bạn.
iAttendance hỗ trợ nhiều ngôn ngữ Việt, Anh, Nhật, Trung, Hàn, Thái, Lào phù hợp với nhà hàng, tiệm ăn có nhiều khách nước ngoài.
Getting start iAttendance
Notes
- iAttendance supports PWA. Click "Install" button at Home page to install the app iAttendance to your device, support both phone, tablet and desktop.
- You only need to create one account for your company and then to add your staffs into your company. Your staffs don't need to create a company account separately.
- New user once was added into the company, there is an individual account will be created for this user to allow the user login to user portal. iAttendance will immediately send an email with login credential to the user. The new user needs to login successfully to the user portal at least one time before the user can check-in/out. So user needs a valid email to receive password for 1st time login to user portal or check-in.
- Please allows app to access your location to utilise its functional. When the app is closed, accessing your location immediately stops. So, you need setup your phone to allow the app (web browser) to access location.
- The app well supports on browsers: Chrome, MS Edge, Safari (iOS 18).
- When you check-in/out and facing issue popup keeps spinning or not auto forward to the check-in result page. Clear browser cache and try again.
- When you create a new account or add a new member to your company, a notification email will be sent to you or the new member to provide login credentials. If cannot find out the email, please check again on the Promotions, Spam, Junk folder.
- One person can be member of multiple companies.
- There are possible to have many peoples login to company portal but there is only one person with ADMIN role.
- From home page, the button "Admin" is only for admin, managers to login to the company portal. The button "User" is for staffs, members to login to the user portal.
- In case you still didn't receive the email, please delete that new member and try to add again. Or the new user can try to reset the password.
- In order to get accurate GPS location for QR code, please use a phone with enabled GPS. Laptop may not get GPS location accuracy. If users cannot get GPS accuracy, the admin can disable GPS check by changing QR code configuration.
- Please read guideline carefully to know how to enable fingerprint check-in/out.
- For high flexibility, many modules of iAttendance are using so-call "configs and template". So, you need create configs and template before using that modules.
- Rules to calculate reports: "Timesheet - " please read at iAttendance - FAQs.
All modules of iAttendance
Statistics
Asset Manager
Statistics
- Show statistics data of your company
User & QR
Asset Manager
Statistics
- Manage your users. Manage QR code for check-in/out location. You also can change company setting like timezone, enable receiving notification from Telegram bot
Asset Manager
Asset Manager
Request Manager
- Manage all your inventories as laptop, phone,.. you always know your company asset is using by who. Let create a new asset and assign it to your staff
Request Manager
Request Manager
Request Manager
- You want ensure all important requests in your company, especially financial requests to be well tracked and managed.
- The "approval request" needs "Template" to work. Let create a template and then to create an approval request associating with this template
E-Ticket
Request Manager
Visitor Manager
- You are organising an event and want to share a registration link to peoples who want to attend your event. Let create a E-ticket event and share the link to peoples
Visitor Manager
Request Manager
Visitor Manager
- Your office or manufactory needs to manage visitors. You may write down visitors information to notebook or excel file. But if you need more productivity tool, then let create a visitor event. Put QR code in the gate and visitor is able to check-in/out
Timelog
Leave Management
Leave Management
- There are 2 ways to create timelog.
- 1st method: staff checks-in/out with QR location and company will generate timelog for the staff based on the working hours reporting on attendance report.
- 2nd method: staff manually submits timelog and manager will check and approve the timelog. On this method, company needs create template for a timelog, so staff can submit using information provided by the template.
Leave Management
Leave Management
Leave Management
- Manage leave of your staffs. You need create a configs for the leave, so your staff can submit leave based that configs.
- You are also able to config to receive daily notification of staffs on leave via Telegram bot.
Payslip
Leave Management
Staff info & Document
- You can create and upload payslip of your staffs. First, you need create Config for payslip. Upload payslip file -> approve -> make payment and complete it.
- Staff on user portal can only view payslip if its status is completed.
Staff info & Document
Staff info & Document
Staff info & Document
- Manage user information and relevant documents. Double click to any user -> right click to add a new document for that user.
- Deleted documents will be moved to Trash folder for 10 days before permanently deleting out.
Access Permissions
Staff info & Document
Instant notification
- Multiple peoples can login to the Company portal. So, admin who has highest permission can grant access permission to these peoples.
Instant notification
Staff info & Document
Instant notification
- Receive notification via Telegram for staffs on leave, staffs check-in/out,...
- Steps to add Telegram to your account:
1. Access to bot: https://t.me/iAttendance_bot and type /start to get your Telegram ID.
2. Next, login to your iAttendance account and add your Telegram ID -> Save changes.
3. Last, you need to verify your Telegram account. You will receive a code sending to your Telegram for verification.
Restaurant Order Management
Restaurants, eateries, and hotels can use iAttendance to allow customers to scan QR codes at tables to place food orders.
With iAttendance, you don't need any specialized hardware or equipment to build an automated ordering system for your restaurant or eatery. This helps minimize the initial investment costs for your restaurant or eatery.
iAttendance offers flexible payment options based on your usage needs, with monthly payment plans available, helping you optimize the operational costs of your restaurant or eatery.
iAttendance supports multiple languages including Vietnamese, English, Japanese, Chinese, Korean, Thai, and Lao, making it suitable for restaurants and eateries that serve international customers.